Minggu, 07 Mei 2017

ANALISA WEBSITE PEMERINTAH DAN KETERKAITANNYA DENGAN PENERAPAN MODEL TQM


Hanif Arief Fadilah

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
Jl.Margonda Raya No.100 (021)78881112 Depok


ABSTRAK

            Perkembangan Teknologi yang semakin pesat tentunya membawa dampak positif bagi penggunanya, salah satunya adalah mendapatkan informasi yang terbaru dari website-website tertentu. Pada paper ini, penulis bertujuan untuk menganalisa berbagai pola implementasi dan kualitas manajemen pada tiga website milik pemerintah yaitu milik Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Kementerian Perdagangan, dan Kementerian Pariwisata. Dengan menggunakan metode penelitian yang diambil dari situs alexa.com, hasil analisa dari situs tersebut dan dari model-model TQM (ISO 9000, MBNQA, Balanced Scored, Six Sigma, Quality Control Circle) dapat disimpulkan bahwa ISO 9000 merupakan model yang paling cocok untuk diterapkan pada ketiga web tersebut.

Kata Kunci : analisa, TQM, ISO 9000

PENDAHULUAN

            Informasi sangatlah penting bagi kita, karena dengan adanya informasi, kita menjadi tahu hal-hal penting yang kita butuhkan saat ini. Banyak cara untuk menyampaikan informasi, baik lewat media cetak maupun dunia maya. Pada saat ini, sudah banyak perusahaan atau instansi pemerintahan yang memiliki website sendiri untuk memberikan informasi kepada penggunanya mengenai perkembangan terbaru dari perusahaan atau instansi tersebut. Selain memberikan informasi, website tersebut juga memberikan pelayanan kepada pengguna contohnya di website kemdikbud terdapat layanan “rumah belajar”. Pada layanan ini, pengguna bisa belajar online disini tanpa harus keluar rumah. Peran dari suatu website sangatlah penting oleh karena itu, suatu website harus memperhatikan beberapa aspek yaitu usability, isi/content yang menarik dan bermanfaat, waktu akses yang cepat, user friendly dan lain-lain. Suatu website tentunya juga harus memiliki TQM (Total Quality Management). Apa itu TQM?      
      TQM adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi website tersebut. Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan produk.
2.   Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi.
3.    Program TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan dan tujuan bersama menjadi kenyataan.
4.   Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

METODE PENELITIAN

         Dalam analisa ketiga website pemerintahan tersebut digunakan metode pengambilan data dari satu situs penyedia data trafik yaitu Alexa.com. metode yang diambil ini bersifat objektif yang artinya data yang dihasilkan oleh situs Alexa.com merupaka data yang bersifat fakta sesuai dengan berapa banyak setiap website dikunjungi oleh pengunjung. Hasil analisa yang dapat diperoleh yaitu :

  1. Global Rank (traffic rank) :  penilaian popularitas sebuah situs dengan angka. Semakin kecil nilai rank situs tersebut tandanya situs itu sangat terkenal.
  2. Audience Geography : persentase pengunjung website berdasarkan lokasi atau wilayah saat mengakses website tersebut
  3. Bounce Rate :  rasio jumlah pengunjung yang hanya membuka satu halaman saja pada suatu website
  4. Daily Pageview pervisitor : halaman yang dilihat oleh pengunjung website perharinya
  5. Daily Time On Site : lamanya pengunjung berada pada website
  6. Top Keyword : kata kunci yang paling populer pada suatu website.
  7. Who Visit : siapa saja yang sering mengunjungi setiap website baik dari gender, pendidikan, maupun tempat pengaksesannya.
Untuk menentukan model TQM (Total Quality Management) mana yang cocok untuk setiap website diperlukan analisis dan pemahaman tentang TQM (Total Quality management) baik dari pengertian, macam-macam model TQM, manfaat atau tujuan dari tiap model TQM itu sendiri. Karena setiap model TQM mempunyai kekurangan serta kelebihan. Oleh sebab itu kita perlu memahami model mana yang cocok untuk website yang kita analisis.

 PEMBAHASAN

            Pembahasan disini akan dibagi menjadi tiga bagian, yang pertama analisa ketiga website pemerintahan menggunakan situs alexa.com dan yang kedua mengenai TQM yang terdiri dari pengertian, macam-macam model TQM, manfaat atau tujuan dari tiap model TQM itu sendiri dan yang terakhir model TQM yang diterapkan pada website.

      1.      Analisa Website
            Traffic Rank adalah fasilitas pada situs web alexa.com yang menyediakan informasi mengenai ranking atau peringkat suatu situs, baik ranking di dunia maupun lokal. Alexa Traffic Rank mempunyai nilai peringkat dari nilai terkecil yaitu angka 1 ( satu ) sampai dengan seterusnya ( nilai berjuta-juta ) yang mana dalam perhitungan sistem apabila semakin kecil nilai rank situs anda maka semakin baguslah peringkat situs tersebut.





Setelah di analisis, dapat disimpulkan bahwa website Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia ( http://www.kemdikbud.go.id/ ) menempati posisi ke 2.689 dari seluruh situs di dunia dan di Indonesia, website ini menempati posisi ke 61. Maka dapat dinyatakan bahwa situs kemdikbud ini memiliki peringkat yang bagus dibandingkan dengan kedua website lainnya.

            Bounced Rate adalah persentase jumlah pengunjung yang hanya membuka satu halaman saja pada website yang anda miliki. Semakin kecil persentase bounce rate yang ditunjukkan, maka kinerja website tersebut akan semakin baik. Daily Pageviews per Visitor adalah jumlah halaman yang dilihat oleh pembaca perharinya dan Daily Time on Site adalah lama waktu yang dihabiskan pembaca saat berada di website anda.





Setelah di analisa, Website milik Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia http://kemdikbud.go.id memiliki tingkat persentase Bounce Rate yang cukup rendah yaitu 29,30%, Daily Time on Site menunjukkan angka 9:10 beda tipis dengan website http://kemendag.go.id yang menunjukkan angka 10:46, tetapi di bagian Daily Pageviews website kemdikbud menempati posisi tertinggi yaitu dengan jumlah halaman rata-rata 5 lembar. Maka dapat dikatakan bahwa situs kemdikbud mampu memikat pembaca bertahan lama untuk mengunjungi website tersebut.
      
      2.      Total Quality Management (TQM)
    TQM adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi website tersebut. Prinsip TQM Menurut Hensler dan Brunell  ada empat prinsip yaitu :
a.       Kepuasan Pelanggan
b.      Respek Terhadap Setiap Orang
c.       Manajemen Berdasarkan Fakta
d.      Perbaikan Berkesinambungan
Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.     Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan produk.
2.   Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi.
3.    Program TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan dan tujuan bersama menjadi kenyataan.
4.  Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

Model-model TQM

ISO 9000
ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab untuk standar-standar sistem manajemen mutu. ISO 9000 dengan TQM merupakan satu kesatuan yang dapat dijadikan pedoman bagi sebuah organisasi dalam melaksanakan perbaikan mutu organisasi. TQM dan ISO 9000 merupakan metode perbaikan mutu yang memiliki kesamaan dalam tahapan penerapannya. ISO 9000 memiliki peranan dalam TQM. Standar mutu tersebut dapat memberikan pesan aktual dan potensial kepada pelanggan, bahwa institusi menggunakan mutu secara serius, dan bahwa kebijakan serta praktiknya sesuai dengan standar mutu nasional dan internasional.

MBNQA
MBNQA telah menjadi centerpiece Baldrige National Quality Program sejak 1988. Merupakan sebuah penghargaan yang diberikan secara tahunan di dalam pengakuan kinerja unggul pada perusahaan-perusahaan Amerika. Fokus Baldrige adalah seluruh kinerja sistem manajemen organisasi, dan mutu produk atau layanan yang belum bersertifikasi.  Kriteria Baldrige untuk kinerja unggul, terdiri atas 7 (tujuh) perspektif finansial dan non-finansial. Kriteria membentuk kerangka kerja yang mampu beradaptasi pada berbagai organisasi untuk meningkatkan kinerja menyeluruh.

Balance Scorecard
Balanced Scorecard adalah sebuah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk kegiatan usaha untuk menyelaraskan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Six Sigma
Six Sigma adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat – untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis. Six Sigma terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal, yaitu DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )dan alat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto(Pareto Chart) dan Histogram. Six Sigma adalah metodologi yang dipergunakan untuk melakukan upaya perbaikan dan peningkatan proses yang berkesinambungan atau terus menerus. Intinya agar dapat meningkatkan kualitas dan kinerja bisnis, kesuksesan six sigma bergantung pada kemampuan memecahkan masalah.

Quality Control Circle
QCC adalah kelompok kecil pekerja yang bekerja bersama-sama untuk berkontribusi terhadap peningkatan perusahaan, menghormati kemanusiaan dan memba- ngun kelompok kerja yang menyenangkan melalui pengembangan potensi terbatas yang dimiliki staf. Orang-orang tim QCC biasanya datang dari area kerja yang sama yang secara sukarela bertemu pada dasar yang sama untuk mengidentifikasi, menganalisis investigasi dan menyelesaikan masalah-masalah kerja mereka yang berhubungan.

Manfaat TQM
Manfaat TQM bagi pelanggan adalah:
o   Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.
o   Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.
o   Kepuasan pelanggan terjamin.
Manfaat TQM bagi institusi adalah:
o   Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan
o   Staf lebih termotivasi
o   Produktifitas meningkat
o   Biaya turun
o   Produk cacat berkurang
o   Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

      3.      Model TQM yang diterapkan pada website

Penerapan model TQM yang tepat untuk ketiga website yang dikelola oleh pemerintah yaitu http://kemdikbud.go.id , http://kemendag.go.id , dan http://kemenpar.go.id menurut penulis termasuk kedalam model implementasi ISO 9000 karena menerapkan delapan prinsip manajemen yaitu :

      1.      Fokus pada pelanggan
Pelanggan adalah kunci untuk meraih keuntungan. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan sekarang dan masa depan dengan berusaha memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

      2.      Kepemimpinan
Kepemimpinan memiliki kemampuan untuk menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, yang membawa orang lain ke tempat yang baru, yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan visinya ke dalam kenyataan. Hal yang dilakukan pemimpin adalah menginspirasi orang lain dan memberdayakan orang lain untuk mewujudkan visinya, menarik orang lain bukan mendorongnya.

      3.      Keterlibatan personel
Keterlibatan personal adalah dasar yang dipentingkan dalam prinsip manajemen mutu. Personel pada semua tingkatan adalah modal utama perusahaan, dimana keterlibatan kemampuannya secara pebuhu sangat bermanfaat bagi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan kesempatan kepada personel untuk merencanakan menerapakan rencana dan mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya keterlibatan personel, maka akan memacu karyawan untuk lebih aktif dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.

      4.      Pendekatan proses
Pendekatan proses merupakan identifikasi yang sistematis dan pengelolaan proses yang digunakan organisasi dan keterangan yang mempengaruhi setiap proses. Proses tersebut dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu proses inti (proses yang memiliki hubungan langsung dengan pelanggan dan mendapat efek langsung dari pelanggan), proses pendukung (sebagai pendukung proses inti dan menghasilkan data, informasi atau mengatur administrasi yang terprosedur), proses manajemen (proses yang memliki karakteristik untuk melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan.

      5.      Pendekatan sistem untuk pengelolaan
Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan. Dengan kata lain, pendekatan sistem untuk pengelolaanadalah kumpulan dari pendekatan proses. Pendekatan sistem ke manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan dengan efektif dan efisien.

      6.      Peningkatan berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan harus menjadi sasaran tetap perusahaan. Hal ini berbeda dengan peningkatan secara terus-menerus. Pada peningkatan berkesinambungan, setelah dilakukan peningkatan tidak langsung ditingkatkan lagi, melainkan dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru dilakjutkan ke peningkatan yang selanjutnya.

      7.      Pembuatan keputusan berdasarkan fakta
Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

      8.      Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
Organisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan dan merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam memberikan nilai.

KESIMPULAN

   Dari ketiga website yang sudah di analisa, popularitas terbesar terdapat pada http://www.kemdikbud.go.id dengan menempati posisi ke 2.689 dari seluruh situs di dunia dan di Indonesia, website ini menempati posisi ke 61 Hal ini dimungkinkan karena website ini salah satu website yang paling sering mengupdate tentang  info-info penting terbaru yang berkenaan dengan dunia pendidikan. Para kalangan pelajar dan mahasiswa yang ingin mendapat info terbaru seputar dunia pendidikan yang terkait beasiswa dan lain-lain, kami yakini sebagai salah satu alasan mengapa website ini memiliki popularitas cukup tinggi. Dan dari hasil analisa penulis, ketiga website tersebut termasuk kedalam model TQM ISO 9000. Untuk menerapkan TQM itu sendiri kita juga perlu memahami tujuan, prinsip dasar serta model-model TQM yang sudah dijabarkan diatas. Yakni secara singkat tujuan TQM ialah perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan. Serta prinsipnya ialah difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total. Dan model-model TQM yang dapat di terapkan oleh perusahaan ataupun organisasi yaitu ISO 9000, MBNQA, Balanced Scorecard, Six Sigma ataupun Qualitiy Control Circle.


SARAN

            Setiap website selalu memiliki kekurangan, dengan adanya analisa melalui situs alexa.com diharapkan kepada setiap website dapat memperbaiki websitenya baik dari segi interface maupun layanan yang diberikan di website tersebut sehingga para pengunjung dapat lebih terbuka dan lebih mudah untuk mengakses website yang berhubungan dalam bidang pendidikan, ekonomi dan hiburan sehingga dapat memperoleh informasi yang terbaru dan menarik. Untuk setiap organisasi dan perusahaan untuk selalu menerapkan TQM (Total Quality Management) untuk peningkatan mutu dan standarisasi produk maupun jasa. dengan Total Quality Management yang diterapkan diharapkan organisasi dan perusahaan dapat terus bersaing dan menciptakan produk yang berkualitas.

DAFTAR PUSTAKA

         http://www.kemdikbud.go.id
         http://www.kemendag.go.id
         http://www.kemenpar.go.id
Posting Komentar